A.
LATAR BELAKANG
Arsip
merupakan informasi terekam (yang direkam) dalam media atau karakteristik
apapun yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang berguna bagi
operasional organisasi[1]. Sedangkan menurut Undang-undang No.7 Tahun
1971, arsip merupakan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan. Hal ini berarti bahwa arsip merupakan aset penting bagi sebuah
lembaga ataupun organisasi tertentu[2].
Di
setiap kantor ataupun lembaga swasta maupun
pemerintahan akan terlibat dengan kegiatan arsip.
Keberadaan arsip akan terkelola dengan baik jika ada manajemen yang baik pula.
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip inilah yang
disebut dengan manajemen kearsipan. Untuk mengelola arsip itu sendiri, terlebih
dahulu harus mengetahui jenis arsip yang dikelola. Jenis arsip ada dua kategori, yaitu arsip statis dan arsip
dinamis.
Khusus arsip
statis ini memiliki nilai guna yang tak pernah mati karena mempunyai nilai yang
sangat penting bagi lembaga ataupun organisasi dan akan disimpan selama-lamanya
di suatu lembaga yang bersangkutan[3]. Dalam Undang-Undang ketentuan pokok kearsipan No.7 Tahun 1971 arsip statis harus dikirim ke Arsip
Nasional (ARNAS). Manajemen kearsipan setiap lembaga memiliki kebijakan yang
berbeda-beda, baik dari akuisisi (pengadaan), pengolahannya, preservasinya dan
aksesnya.
Seperti halnya di lembaga kearsipan IVAA (Indonesian
Visual Art Archive). Di IVAA memiliki
kebijakan sendiri untuk melakukan pengolahan
arsip yang dimiliki. IVAA adalah
penerus dari gagasan ruang alternatif yang menandai dinamika seni kontemporer
pasca Reformasi. Berangkat dari tafsir atas kebutuhan mendesak atas keberadaan
infrastruktur seni di luar inisiasi pemerintah dan lingkungan akademis, IVAA
kemudian perlu mencermati jalur dan muatan yang berusaha dikomunikasikan oleh
para pelaku seni.
IVAA percaya bahwa seni, dalam hal ini seni
rupa, mampu membuka wawasan dan pemahaman atas apa yang terjadi di lingkungan
sekitar. Pemikiran kritis dan aspirasi warga perlu dicatat, ditelaah, dan
disosialisasikan[4]. Sehingga arsip yang disimpan di IVAA
merupakan aset penting dan berharga dalam dunia kesenian. Dari latar belakang di atas, maka penulis
tertarik untuk membahas bagaimana pengelolaan arsip yang ada di lakukan oleh
lembaga IVAA.
B. KAJIAN TEORI
1.
Pengertian Arsip
a.
Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b.
Naskah- naskah yang dibuat dan
diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelkasanaan
kehidupan kebangsaan.
Jadi pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip
adalah salah satu sumber data berupa naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu
lembaga dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan/lembaga tertentu.
2.
Jenis-Jenis Arsip
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dapat
digolongkan menjadi 2, yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Adapun pengertian
arsip statis dan arsip dinamis menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971, adalah
sebagai berikut ini:
a.
Arsip statis adalah arsip yang
tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
Negara.
b.
Arsip dinamis adalah arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip statis juga
diartikan sebagai arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang
berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor[6]. Sehingga jenis arsip ini sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari.
3.
Arsip Statis
Arsip statis sering disebut dengan archive
atau permanent record, yaitu arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari
administrasi negara. Sedangkan menurut Undang-undang No.43 Tahun 2009, yang
dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun
tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan. Dari pengertian tersebut, dapat diartikan bahwa arsip statis
merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk keberlangsungan
keperluan administrasi suatu lembaga ataupun negara.
Arsip statis merupakan pertanggungjawaban
Nasional bagi kegiatan pemerintah Indonesia dan memiliki nilai guna yang tinggi
untuk epentingan mendatang. Yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi
(archive).
4.
Retensi Arsip
Penilaian
arsip berkaitan dengan program penyusutan atau pemusnahan arsip organisasi
dengan tujuan untuk menghindari penumpukan arsip yang akan mengakibatkan
inefisiensi dan inekonomik. Suatu lembaga kearsipan harus memiliki program agar
tujuan penyusutan arsip tercapai. Program ini meliputi penetapan jangka simpan
arsip (retensi arsip), beserta
penetapan simpan permanen dan pemusnahan arsip. Program ini dapat dibentuk dalam
JRA (Jadwal Retensi Arsip)/ Records Retention Schedule.[7]
Ada dua jadwal
retensi arsip, yaitu:
a.
Dikembangkan secara khusus oleh
organisasi yang bersangkutan untuk rekod-rekodnya dan diterbitkan untuk
digunakan antara grup organisasi.
b.
Jenis jadwal yang dikembangkan oleh
pemerintah atau disebut sebagai jadwal resmi umum (general disposal schedule).
Jadwal retensi arsip mencakup tiga kategori,
yaitu:
a.
Retensi waktu khusus
Yang termasuk
dalem kategori ini kebanyakan merupakan transaksi rekod series. Contoh: rekod
akunting
b.
Arsip yang disimpan secara permanen
Yang termasuk
dalam kategori ini adalah arsip vital. Contoh: board minutes, laporan tahunan, spesifikasi komputer, penyewaan
barang.
c.
Rekod yang kemudian harus ditinjau
ulang
Contoh: berkas
koresponden subjek.
a.
Memusnahkan rekod yang tidak berguna lagi bagi organisasi.
b.
Memungkinkan rekos-rekod yang maish
dibutuhkan oleh organisasi sdengan tujuan
operasional atau hukum dapat disimpan dalam jangka waktu tertentu yang sesuai.
c.
Memungkinkan kebutuhan hukum untuk
retensi rekod tertentu.
d.
Mengidentifikasi dan memelihara rekod
yang penting untuk masyarakat atau sejarah.
e.
Mensahkan pemusnahan rekod
f.
Mendukung pemeliharaan program
perlindungan rekod vital.
5.
Proses Pengadaan Arsip Statis
Akuisi (pengadaan) merupakan salah satu kegiatan dalam
pengembangan koleksi arsip yang dilakukan oleh lembaga arsip. Akusisi dapat
dilakukan melalui pembelian, donasi (sumbangan) dan transfer (pemindahan)[9]. Proses akuisisi terdiri dari beberapa
kegiatan yaitu sebagai berikut[10]:
a.
Penilaian yang jelas dari cakupan,
kekuatan, dan kelemahan koleksi yang sudah ada untuk membuat kebijakan akuisisi
.
b.
Identifikasi sumber-sumber
potensial yang akan menjadi kekuatan atau pengembangan koleksi .
c.
Membuat strategi untuk memperoleh
bahan-bahan yang bersangkutan dan membuat poa untuk menerima akuisisi.
Di dalam
penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu[11]:
a.
Seleksi arsip (records selection)
Seleksi arsip
merupakan kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan
dipelihara, siapa pengguna arsip itu kelak, apa jenis arsipnya, apakah seluruh
bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana
yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi dan
lain sebgainya.
b.
Penentuan nilai arsip
Penentuan nilai arsip adalah kegiatan menentukan
apakah arsip itu mempunyai nilai referensi/informasional
(reference value) atau nilai
penelitian (research value).
C. GAMBARAN UMUM
IVAA
a) Sejarah Singkat IVAA
Indonesia Visual Art Archieve
(IVAA) adalah sebuah lembaga nirlaba yang di dirikan tahun 1995. Sebelum
dicetuskan dengan nama IVAA pada tahun 2007, berawal dengan nama Yayasan Seni
Cemati (YSC). Tujuan penggagas mendirikan IVAA adalah sebagai wadah untuk
tempat menampung atau dengan istilah laboratorium seni kreatif untuk menggagas
berbagai pemikiran serta kegiatan yang mendukung perkembangan seni visual dan
budaya kontemporer, baik secara praktek maupun wacana. IVAA diharapkan dapat
bermanfaat melalui dokumentasi, penelitian, perpustakaan, dan penyelenggaraan
program pendidikan dan eksplorasi seni visual.
IVAA
menjadi sumber informasi tentang kesenian, dimana di masyarakat cukup susah
untuk mendapatkan informasi, pengetahuan, himpunan data, buku teks tentang
wacana seni rupa yang membuat rendahnya informasi dan referensi karya-karya
bagi para seniman, peneliti, dan pencinta seni. Koleksi IVAA dapat berupa wujud
cetak dan yang paling banyak adalah dalam bentuk digital, database yang
dimiliki IVAA berhubungan dngan seni visual di Indonesia dan Internasional yang
telah berhasil di himpun kurang lebih selama 10 tahun.
b) Visi dan Misi IVAA
Visi:
Mendorong
perkembangan gagasan kontemporer dalam kehidupan bermasyarakat melalui seni visual.
Misi:
(1)
Melaksanakan riset dan kajian
dokumentasi seni visual
(2)
Merangsang pendidikan alternative
yang menggunakan pendekatan dari berbagai sudut pandang
(3)
Memberdayakan infrastruktur seni
visual yang dinamis
c) Bentuk Struktur
Kepengurusan IVAA
Sumber: Dokumentasi
kantor IVAA
d) Alamat IVAA
IVAA beralamat
di Jalan Patehan Tengah No.37 Yogyakarta.
e) Jam Pelayanan IVAA
Jam pelayanan
di IVAA di lakukan setiap hari Senin sampai Jumat, dari pukul 09.00-17.00 WIB.
Sedangkan hari Sabtu dan Minggu tutup.
IVAA membuka layanan secara umum. IVAA menerapkan sistem layanan terbuka
(open acces service), sehingga pengunjung bebas berkunjung ke kantor
IVAA dan menelusuri koleksi yang di miliki IVAA[12].
f) Keanggotaan IVAA
Anggota IVAA
berasal dari berbagai kalangan, seperti kalangan pelajar, mahasiswa, peneliti, curator, seniman,
pencinta seni, dan sebagainya.
Adapun syarat menjadi anggota IVAA sebagai
berikut ini:
1.
Melengkapi data pada formulir pendaftaran
2.
Fotocopy identitas diri yang masih
berlaku (KTM, KTP)
3.
Mengumpulkan foto 3x4 sejumlah 2
lembar
4.
Membayar iuran anggota dengan
ketentuan:
-
Individu = Rp 50.000,- pertahun.
-
Instansi = Rp 100.000,- pertahun .
D. PEMBAHASAN
(1)
Jenis-Jenis Arsip IVAA
Jenis
arsip yang disimpan di Indonesian Visual Art Archive (IVAA) menyimpan
berbagai koleksi diantaranya adalah dengan
jenis koleksi video,
foto, teks, dan suara. Secara
keseluruhan jumlah koleksi yang ada di IVAA kurang lebih sebanyak 16 juta file
berbentuk digital. Hal ini belum ada jumlah yang pasti mengenai setiap jenis
koleksi tersebut. Karena banyaknya jumlah seniman dan pihak lain yang mendonasi
karya yang koleksinya berbentuk file. Sehingga hal ini yang menjadikan
pihak IVAA belum bisa mengelompokkan jumlah koleksi berdasarkan jenisnya.
Berdasarkan wawancara dengan Melisa, selaku Staf Riset dan
Pengembangan Arsip IVAA, menjelaskan bahwa arsip yang di simpan di IVAA terbagi
menjadi dua jenis arsip, sebagai berikut ini[13].
1)
Jenis arsip menurut kontainer,
yaitu sebagai berikut:
· Dengan
Kontainer : Arsip analog, Negatif film, Slide, Foto
cetak, Kaset VHS, Kaset Tape
Recorder, Kaset Video 8, miniDV, DVD, VCD,
Katalog seni rupa, terbitan, dll.
· Tanpa
Kontainer : Arsip Digital.
2)
Jenis arsip menurut
konten, yaitu sebagai berikut:
· IVAA
menyimpan arsip seni rupa Indonesia, mulai dari seni modern hingga seni
kontemporer.
(2)
Pengelolaan Arsip IVAA
Arsip
di IVAA klasifikasikan berdasarkan kronologis, nama pengarang, jenis seni (seni
pertunjukkan seperti music, teater, tari, seni rupa seperti seni desain, seni
grafis, seni media rekam), dan bentuk/format arsip.
Proses pengadaan yang ada di IVAA
adalah mengadakan sistem pengelolaan berdasarkan 3 cara yang di gunakan untuk pengelompokan koleksi,
yaitu berupa:
1)
Donasi
Proses pengadaan
arsip di IVAA diperoleh dari donasi pihak luar,
hal ini merupakan salah satu yang mendukung adanya koleksi yang ada di IVAA
sendiri. Donasi berasal dari
orang-orang peneliti, seniman, pencinta seni, yang berkunjung ke IVAA. Donasi
bisa berupa uang maupun barang, seperti lukisan dan buku yang secara tidak
langusng bermanfaat memperkaya koleksi di IVAA.
2) Dokumentasi
Proses
pengelolaan yang dilakukan dalam dokumentasi salah satunya adalah
dengan cara mendokumentasikan acara/seni rupa baik itu di dalam negeri ataupun
luar negeri. Dokumentasi dilakukan dengan
mengambil foto-foto lukisan, gambar, dan pertunjukan kesenian yang ada di
pertunjukkan-pertunjukan maupun pameran-pameran yang ada.
3) Kerjasama.
Proses
pengelolaan yang dilakukan IVAA adalah dengan mengadakan kerja sama dengan
pihak lain untuk menyalin arsip yang dimilikinya. Kerjasama ini dilakukan
dengan seorang seniman, budayawan,
pencinta seni, keluarga seniman yang sudah wafat,
galeri nasional, perpustakaan daerah,
monumen baik nasional ataupun swasta, lembaga kearsipan, dll.
Akuisisi juga dilakukan dengan kerjasama
dengan pelaku seniman, penulis, kolektor, dan peneliti, hal ini dilakukan agar
IVAA bisa menampung koleksi seni baik kuno ataupun baru. Salah satunya
mengumpulkan koleksi dari seniman sebelum kemerdekaan abad 19.
(3)
Jadwal Retensi Arsip
IVAA belum memiliki jadwal retensi
arsip secara berkala. Arsip-arsip yang di kelola pada lembaga arsip hingga saat
ini belum pernah mengalami pemusnahan
ataupun penyusutan. Hal ini di karenakan arsip yang disimpan pada IVAA merupakan
arsip kesenian yang mengadnung unsur sejarah, yang jika di simpan semakin lama
justru semakin mempunyai nilai yang berharga. Selain itu, IVAA didirikan dengan
tujuan untuk pelestarian dan wadah penampung arsip yang berhubungan dengan seni
dan kebudayaan. Sehingga sangat jarang bahkan belum pernah IVAA melakukan
pemusnahan arsip. Misalnya: koleksi tentang foto dan karya tentang suatu tokoh
seniman, yang jika di simpan (di lestarikan) justru akan bermanfaat untuk
pengetahuan pada perkembangan seniman ataupun rekam jejak karya-karya seniman
pada masa lalu.
Berdasarkan
wawancara yang diperoleh, IVAA mungkin hanya akan melakukan penataan kembali
atau proses pelestarian satu tahun sekali. Selain itu, jika benar-benar
terpaksa retensi IVAA dilakukan ketika arsip sudah mengalami duplikasi
dari proses pengelolaan format. Misalnya
gambar cetak sudah di alih mediakan menjadi format digital. Dan memang sebagian
besar arsip di IVAA sudah disimpan dalam
bentuk digital, hal ini dilakukan untuk menghindari kerapuhan arsip yang
berbentuk cetak. Arsip dalam bentuk digital pun di simpan tidak hanya pada satu
database komputer. Arsip yang sama juga akan disimpan dublikatnya pada hardware
maupun di uplod di website dan di simpan secara online (tertutup hanya petugas
yang bisa mengakses).
(4)
Proses Penyediaan
Finding Aids dan Kemudahan
Akses Arsip
Arsip
online IVAA dibangun berdasarkan database relational, data ini saling terkait
antara lain :
a.
Pelaku,
b.
Karya
c.
Peristiwa
d.
Khazanah
(dokumen berupa liputan media, wawancara, rekaman diskusi, transkip diskusi,
tulisan kuratorial, dan katalog pameran)
Proses kemudahan akses arsip dilakukan
dengan cara online, salah satunya dengan search engine yang dapat
di gunakan dengan computer yang disediakan di kantor IVAA.
Search engine dapat mencari konten berdasarkan 4
entitas data dan berdasarkan atributnya.
Selain dengan search
engine, proses
akses arsip juga dapat dilakukan
dengan Arsip Online IVAA yang dapat
diakses gratis melalui website
http://archive.ivaaa-online.org/.
Sedangkan data foto dapat diakses adalah resolusi rendah. Untuk mendapatkan resolusi yang lebih
baik dan besar, maka user dapat langsung menghubungi arsiparis IVAA yang akan
mengunduhkan versi resolusi tinggi melalui halaman admin.
Jika
ingin mengakses arsip-arsip yang dimiliki IVAA secara langsung juga dapat
datang ke kantor IVAA dan minta bantuan petugas untuk mencarikan arsip yang
dibutuhkan.
(5) Sumber Daya Manusia
Staf Eksekutif IVAA:
1.
Direktur Eksekutif : Farah Wardani
2.
Manager Operasional : Christy Mahanani
3.
Bendahara : Rosa Pinilih
Tim Dokumentasi,
Riset, dan Pengembangan IVAA
1.
Koordinator Riset dan
Pengembangan Program : Yoshi Fajar
2.
Koordinator Riset dan
Pengembangan Arsip : Pitria
Ayu
3.
Staf Riset dan
Pengembangan Arsip :Melisa
Angela
4.
Koordinator
Dokumentasi :Dwi
Rahmanto
5.
Staf Teknologi
Informasi :M
Dzulfahmi
6.
Koordinator
Administrasi Umum & Layanan Publik :
Santosa
7.
Staf Umum :
Edy Suharto
E. KESIMPULAN
Kantor
Indonesia Visual Art Archieve (IVAA) adalah
sebuah lembaga nirlaba atau sebuah yayasan
yang berdiri dengan tujuan sebagai wadah untuk tempat menampung karya seni kreatif, sebagai
tempat untuk pelestarian seni visual dan budaya kontemporer. Koleksi berasal melalui dokumentasi, penelitian, kerjasama perpustakaan, dan penyelenggaraan program
pendidikan dan eksplorasi seni visual.
IVAA menjadi sumber informasi tentang kesenian yang disangat bermanfaat sebagai bahan referensi karya-karya
bagi para seniman, peneliti, dan pencinta seni.
Ø Jenis arsip di IVAA di kelola menurut jenis kontainer dan
konten.
Ø Pengelolaan Arsip di IVAA di kelola berdasarkan:
kronologis, nama pengarang, jenis seni, dan bentuk arsip
Ø Proses pengadaan di IVAA, bersumber dari donasi, dokumentasi, dan kerjasama.
Ø IVAA belum memiliki jadwal berkala atau jadwal khusus
dalam melakukan retensi arsip.
Ø Arsip IVAA untuk memudahkan temu kembali arsip dalam
database online di kelompokkan berdasarkan pelaku, karya, peristiwa, dan khazanah
Ø Kemudahan akses arsip dapat dilakukan
dengan cara online, di komputer yang
tersedia di kantor IVAA pada search engine, datang ke
kantor IVAA bertanya ke petugas langsung, maupun bisa mengakses melalui website
secara gratis di alamat http://archive.ivaaa-online.org/.
DAFTAR PUSTAKA
BUKU
Betty R.Ricks,et all. Information
And Image Management: A Records System Approach. Ohio: South-Western
Publishing, 1992.
Sudjono,dkk. Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang: Universitas Terbuka, 2014.
Zulkifli Amsyah. Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 2003.
WEBSITE
http://archive.ivaaa-online.org/. Di akses pafa 18 Maret 2017
http://ivaa-online.org/. Diakses pada 18 Maret 2016
UNDANG-UNDANG
Undang-Undang No.7 Tahun 1971
[1] Betty R.Ricks,et all. Information
And Image Management: A Records System Approach (Ohio: South-Western Publishing, 1992). hal.3
[9]Betty R. Ricks, et al. Information and Image Management: A Records SysAtem Approach (Ohio: South-Western Publishing, 1993). Hlm. 137
[11] Betty R. Ricks, et al., Information and Image Management: A Records System Approach,.. Hal. 309-310
[12] Berdasarkan wawancara dengan Melisa, Staf
Riset dan Pengembangan Arsip di IVAA, pada 2 Maret 2016.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar