Sudahkah, arsipmu kau jaga dengan baik?

"Sifat ceroboh atau bahkan pelupa ketika meletakkan barang sering dialami. Permasalahan seperti ini menjadi sesuatu yang lumrah dialami banyak orang yang istilahnya sudah gawannya bayi"

Kalau bicara tentang arsip, pasti yang ada dalam pikiran kita adalah tentang tumpukan-tumpukan kertas atau dokumen lama yang bisa jadi berserakan di atas meja, lemari, rak atau bahkan di lantai. Pikiran seperti ini tidak bisa sepenuhnya kita maknai salah secara mutlak. Bisa jadi kondisi yang demikian ada benarnya di sebagian tempat.

Perlu kita ketahui bahwa arsip yang kita miliki selama ini sangatlah penting. Kenapa demikian? Tentu, bahwa arsip memiliki kemanfaatan dengan berbagai kegunaan untuk keperluan kita semua, terkhusus pada arsip pribadi yang kita miliki. Kategori yang termasuk pada arsip pribadi, misalnya ijazah, transkrip, KTP, surat keputusan (SK) dari instansi kita bekerja, STNK, KK, akta kelahiran, sertifikat tanah, BPKB motor/mobil dan banyak lainnya. Kategori tersebut memiliki kegunaan masing-masing, sehingga perlu diperhatikan dan dijaga.

Namun, sifat ceroboh atau bahkan pelupa ketika meletakkan barang sering dialami. Permasalahan seperti ini menjadi sesuatu yang lumrah dialami banyak orang yang istilahnya sudah gawannya bayi. Sehingga ketika arsip yang dicari belum juga ditemukan, maka akan menimbulkan perasaan yang campur aduk mulai dari pusing, marah-marah atau bahkan menangis, karena merasakan kehilangan. 

Kejadian yang demikian hampir semua orang mengalaminya. Namun, untuk mengantisipasi kecerobohan dalam penyimpanan arsip/ dokumen penting sangatlah diperlukan. Sebagai contoh saja arsip ijazah/ transkrip yang termasuk dalam kategori arsip pribadi atau bisa juga termasuk arsip vital yang diperoleh usai menempuh pendidikan atau pelatihan. Selain itu, ijazah termasuk bukti arsip yang sudah disahkan oleh negara. Tentunya ijazah memiliki banyak kemanfaatan. Coba bayangkan, semisal kita ingin melanjutkan pendidikan atau melamar pekerjaan. Tentunya arsip/ dokumen yang pertama kali dibutuhkan adalah terkait ijazah, transkrip atau bahkan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Sehingga arsip ini harus diperhatikan secara benar dan tepat.

Perlu kita ketahui, bahwa arsip bisa mengalami kerusakan. Faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan pada arsip/ dokumen yang seringkali dialami yaitu kerusakan yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal, dimana arsip tersebut digunakan, disimpan, dipelihara oleh pemilik arsip sendiri. Menurut Karmidi Martoatmodjo (1994: 36) bahwa fktor-faktor kerusakan arsip/dokumen dibagi menjadi beberapa kelompok yaitu:

1.         Faktor Fisika

Faktor ini disebabkan adanya gejala-gejala reaksi bumi dan sekitarnya, yang mana menyalurkan beberapa partikel yang dimilikinya, sehingga menyebabkan kerusakan. Adapun partikel-partikel tersebut berasal dari debu, cahaya, suhu dan kelembaban. Akibat kerusakan dari faktor fisika adalah kerta yg terkena cahaya mudah berubah warna menjadi kuning, kecoklatan dan kemudian menyebabkan rapuh dan mudah robek. Begitu juga apabila debu menempel pada arsip atau dokumen, maka akan menyebabkan memudarnya arsip.

Dengan demikian, dalam mengatasi kerusakan yang disebabkan oleh faktor fisika adalah dengan menyimpan dan memelihara arsip pada tempat dan lokasi khusus, dengan memperhatikan kelembaban dan suhunya, sehingga tidak terjadi kerusakan kembali.

2.         Faktor Biota

Terdapat beberapa jenis makhluk hidup mikro organisme yang amat terkenal sebagai salah satu pengrusak arsip/ dokumen, diantaranya berikut ini :

a.         Ikan perak (silver fish).

b.         Serangga (kecoa, kutu buku, rayap, kumbang, ngengat)

c.         Binatang Pengerat

d.         Jamur

Penanganan kerusakan yang disebabkan faktir biota adalah dengan pemulihan arsip menggunakan vacuum freeze drying,vacuum dryinh, freezing (pendinginan), dan air drying.

3.         Faktor Kimia

Faktor ini disebabkan karena akibat reaksi dari senyawa kimia, yang mana memiliki tingkat keasaman yang akan mengurangi kualitas dari kertas arsip seiring dengan penggunaan bahan tersebut. Perlu kita ketahui bahwa arsip dalam bentuk tekstual tentunya bahan yang diperlukan adalah kertas dan tinta. Sehingga akibat yang ditimbulkan mengakibatkan tulisan pada kertas memudar, warna kertasnya dan terkadang kertas juga mudah rapuh/sobek.

Adapun penanganannya adalah dengan menyimpan arsip pada tempat yang aman. Misalnya map sehingga tidak terjadi korosi yang disebabkan karena keasamanan kertas.

4.         Faktor Bencana Alam

Faktor kerusakan yang disebabkan bencana ada 2 akibat, yaitu peristiwa alam yang berupa tsunami, gempa bumi, angin topan, badai dan gunung berapi. Sedangkan akibat ulah manusia berupa perang/perselisihan, banjir, kebakaran.

Penanganannya adalah dengan menyimpan arsip pada tempatnya yang sekiranya jauh dari bencana alam maupun ulah manusia.

5.         Faktor Manusia

Faktor dari manusia merupakan yang paling berinteraksi dengan arsip secara langsung. Sehingga menjadi salah satu faktor internal pada kerusakannya. Contohnya adalah arsip yang dilipat, diberi flipper clip/ penjepit kertas, dan banyak lainnya. Hal ini disebabkan karena ketidaktahuan, kelalaian, bahkan kesengajaan.

Penanganannya adalah dengan memberikan pengetahuan dan informasi terkait bagaimana penanganan arsip yang baik, sehingga tidak menimbulkan kerusakan arsip. 

Mengenai perlengkapan dalam penyimpanan arsip/ dokumen secara manual dapat menggunakan perlengkapan yang medukung, yaitu dengan menggunakan map besar khusus penyimpanan dokumen atau bisa juga dengan lemari arsip. Penyusunannya dapat dilakukan dengan mengelompokkan berdasarkan fungsinya, penataan dapat dilakukan dengan rapi dan teratur. Sehingga nantinya ketika dibutuhkan sewaktu-waktu dapat mudah ditemukan kembali. Itulah kegunaan penyimpanan arsip/ dokumen arsip pribadi kita semua.

Nah seperti itulah penjelasan tentang pentingnya arsip dan faktor-faktor penyebab kerusakan yang ada pada arsip maupun dokumen serta penanganannya. Pertanyaannya: Sudahkah, arsipmu kau jaga  dengan baik?

Semoga dengan adanya tulisan ini dapat bermanfaat, terkhusus untuk diri kita sendiri dalam menjaga arsip pribadi dengan baik dan tepat, karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting dan berharga.

Kalidawir, 16 Juli 2020

*Nurulsh