Minggu, 03 April 2016

Pengelolaan Arsip Statis Di IVAA (Indonesia Visual Art Archieve)



A.    LATAR BELAKANG
            Arsip merupakan informasi terekam (yang direkam) dalam media atau karakteristik apapun yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang berguna bagi operasional organisasi[1]. Sedangkan menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, arsip merupakan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Hal ini berarti bahwa arsip merupakan aset penting bagi sebuah lembaga ataupun organisasi tertentu[2].
            Di setiap kantor ataupun lembaga swasta maupun pemerintahan akan terlibat dengan kegiatan arsip. Keberadaan arsip akan terkelola dengan baik jika ada manajemen yang baik pula. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip inilah yang disebut dengan manajemen kearsipan. Untuk mengelola arsip itu sendiri, terlebih dahulu harus mengetahui jenis arsip yang dikelola. Jenis arsip ada dua kategori, yaitu arsip statis dan arsip dinamis.
            Khusus arsip statis ini memiliki nilai guna yang tak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi lembaga ataupun organisasi dan akan disimpan selama-lamanya di suatu lembaga yang bersangkutan[3]. Dalam Undang-Undang ketentuan pokok kearsipan No.7 Tahun 1971 arsip statis harus dikirim ke Arsip Nasional (ARNAS). Manajemen kearsipan setiap lembaga memiliki kebijakan yang berbeda-beda, baik dari akuisisi (pengadaan), pengolahannya, preservasinya dan aksesnya.
            Seperti halnya di lembaga kearsipan IVAA (Indonesian Visual Art Archive). Di IVAA memiliki kebijakan sendiri untuk melakukan pengolahan arsip yang dimiliki. IVAA adalah penerus dari gagasan ruang alternatif yang menandai dinamika seni kontemporer pasca Reformasi. Berangkat dari tafsir atas kebutuhan mendesak atas keberadaan infrastruktur seni di luar inisiasi pemerintah dan lingkungan akademis, IVAA kemudian perlu mencermati jalur dan muatan yang berusaha dikomunikasikan oleh para pelaku seni.
IVAA percaya bahwa seni, dalam hal ini seni rupa, mampu membuka wawasan dan pemahaman atas apa yang terjadi di lingkungan sekitar. Pemikiran kritis dan aspirasi warga perlu dicatat, ditelaah, dan disosialisasikan[4]. Sehingga arsip yang disimpan di IVAA merupakan aset penting dan berharga dalam dunia kesenian. Dari latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk membahas bagaimana pengelolaan arsip yang ada di lakukan oleh lembaga IVAA.         

B.     KAJIAN TEORI

1.      Pengertian Arsip
Dalam Undang-undang No.7 Tahun 1971, pengertian arsip adalah[5]:
a.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b.      Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelkasanaan kehidupan  kebangsaan.
            Jadi pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah salah satu sumber data berupa naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan/lembaga tertentu.        

2.      Jenis-Jenis Arsip
            Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dapat digolongkan menjadi 2, yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Adapun pengertian arsip statis dan arsip dinamis menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971, adalah sebagai berikut ini:
a.      Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
b.      Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
            Arsip statis juga diartikan sebagai arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor[6]. Sehingga jenis arsip ini sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari.

3.      Arsip Statis
Arsip statis sering disebut dengan archive atau permanent record, yaitu arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara. Sedangkan menurut Undang-undang No.43 Tahun 2009, yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Dari pengertian tersebut, dapat diartikan bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk keberlangsungan keperluan administrasi suatu lembaga ataupun negara.
Arsip statis merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah Indonesia dan memiliki nilai guna yang tinggi untuk epentingan mendatang. Yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (archive).

4.      Retensi Arsip
            Penilaian arsip berkaitan dengan program penyusutan atau pemusnahan arsip organisasi dengan tujuan untuk menghindari penumpukan arsip yang akan mengakibatkan inefisiensi dan inekonomik. Suatu lembaga kearsipan harus memiliki program agar tujuan penyusutan arsip tercapai. Program ini meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip), beserta penetapan simpan permanen dan pemusnahan arsip. Program ini dapat dibentuk dalam JRA (Jadwal Retensi Arsip)/ Records Retention Schedule.[7]

Ada dua jadwal retensi arsip, yaitu:
a.       Dikembangkan secara khusus oleh organisasi yang bersangkutan untuk rekod-rekodnya dan diterbitkan untuk digunakan antara grup organisasi.
b.      Jenis jadwal yang dikembangkan oleh pemerintah atau disebut sebagai jadwal resmi umum (general disposal schedule).
Jadwal retensi arsip mencakup tiga kategori, yaitu:
a.       Retensi waktu khusus
Yang termasuk dalem kategori ini kebanyakan merupakan transaksi rekod series. Contoh: rekod akunting
b.      Arsip yang disimpan secara permanen
Yang termasuk dalam kategori ini adalah arsip vital. Contoh: board minutes, laporan tahunan, spesifikasi komputer, penyewaan barang.
c.       Rekod yang kemudian harus ditinjau ulang
Contoh: berkas koresponden subjek.       
Adapun tujuan diadakannnya pengembangan jadwal retensi arsip/ rekod adalah sebagai berikut:[8]
a.       Memusnahkan rekod yang  tidak berguna lagi bagi organisasi.
b.      Memungkinkan rekos-rekod yang maish dibutuhkan oleh organisasi sdengan tujuan operasional atau hukum dapat disimpan dalam jangka waktu tertentu yang sesuai.
c.       Memungkinkan kebutuhan hukum untuk retensi rekod tertentu.
d.      Mengidentifikasi dan memelihara rekod yang penting untuk masyarakat atau sejarah.
e.       Mensahkan pemusnahan rekod
f.       Mendukung pemeliharaan program perlindungan rekod vital.

5.      Proses Pengadaan Arsip Statis
            Akuisi (pengadaan) merupakan salah satu kegiatan dalam pengembangan koleksi arsip yang dilakukan oleh lembaga arsip. Akusisi dapat dilakukan melalui pembelian, donasi (sumbangan) dan transfer (pemindahan)[9]. Proses akuisisi terdiri dari beberapa kegiatan yaitu sebagai berikut[10]:
a.       Penilaian yang jelas dari cakupan, kekuatan, dan kelemahan koleksi yang sudah ada untuk membuat kebijakan akuisisi .
b.      Identifikasi sumber-sumber potensial yang akan menjadi kekuatan atau pengembangan koleksi .
c.       Membuat strategi untuk memperoleh bahan-bahan yang bersangkutan dan membuat poa untuk menerima akuisisi.
 Di dalam penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu[11]:
a.       Seleksi arsip (records selection)
Seleksi arsip merupakan kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara, siapa pengguna arsip itu kelak, apa jenis arsipnya, apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi dan lain sebgainya.
b.      Penentuan nilai arsip
Penentuan nilai arsip adalah kegiatan menentukan apakah arsip itu  mempunyai nilai referensi/informasional (reference value) atau nilai penelitian (research value).

C.    GAMBARAN UMUM IVAA

a) Sejarah Singkat IVAA
                  Indonesia Visual Art Archieve (IVAA) adalah sebuah lembaga nirlaba yang di dirikan tahun 1995. Sebelum dicetuskan dengan nama IVAA pada tahun 2007, berawal dengan nama Yayasan Seni Cemati (YSC). Tujuan penggagas mendirikan IVAA adalah sebagai wadah untuk tempat menampung atau dengan istilah laboratorium seni kreatif untuk menggagas berbagai pemikiran serta kegiatan yang mendukung perkembangan seni visual dan budaya kontemporer, baik secara praktek maupun wacana. IVAA diharapkan dapat bermanfaat melalui dokumentasi, penelitian, perpustakaan, dan penyelenggaraan program pendidikan dan eksplorasi seni visual.
                 IVAA menjadi sumber informasi tentang kesenian, dimana di masyarakat cukup susah untuk mendapatkan informasi, pengetahuan, himpunan data, buku teks tentang wacana seni rupa yang membuat rendahnya informasi dan referensi karya-karya bagi para seniman, peneliti, dan pencinta seni. Koleksi IVAA dapat berupa wujud cetak dan yang paling banyak adalah dalam bentuk digital, database yang dimiliki IVAA berhubungan dngan seni visual di Indonesia dan Internasional yang telah berhasil di himpun kurang lebih selama 10 tahun.    

b) Visi dan Misi IVAA
     Visi:
Mendorong perkembangan gagasan kontemporer dalam kehidupan bermasyarakat melalui seni visual.


     Misi:
(1)   Melaksanakan riset dan kajian dokumentasi seni visual
(2)   Merangsang pendidikan alternative yang menggunakan pendekatan dari berbagai sudut pandang
(3)   Memberdayakan infrastruktur seni visual yang dinamis


c) Bentuk Struktur Kepengurusan IVAA
Description: Description: E:\LECTURE S2\SMSTR 2\ARSIP. B MARWI\2016 Struktur IVAA.jpgSumber: Dokumentasi kantor IVAA

d) Alamat IVAA
             IVAA beralamat di Jalan Patehan Tengah No.37 Yogyakarta.                          

e) Jam Pelayanan IVAA
             Jam pelayanan di IVAA di lakukan setiap hari Senin sampai Jumat, dari pukul 09.00-17.00 WIB. Sedangkan hari Sabtu dan Minggu tutup.  IVAA membuka layanan secara umum. IVAA menerapkan sistem layanan terbuka (open acces service), sehingga pengunjung bebas berkunjung ke kantor IVAA dan menelusuri koleksi yang di miliki IVAA[12].         

f) Keanggotaan IVAA
            Anggota IVAA berasal dari berbagai kalangan, seperti kalangan pelajar,  mahasiswa, peneliti, curator, seniman, pencinta seni, dan sebagainya.
Adapun syarat menjadi anggota IVAA sebagai berikut ini:
1.      Melengkapi data pada formulir pendaftaran
2.      Fotocopy identitas diri yang masih berlaku (KTM, KTP)
3.      Mengumpulkan foto 3x4 sejumlah 2 lembar
4.      Membayar iuran anggota dengan ketentuan:
-          Individu = Rp  50.000,- pertahun.
-          Instansi  = Rp 100.000,- pertahun            .

D.    PEMBAHASAN
(1)   Jenis-Jenis Arsip IVAA
            Jenis arsip yang disimpan di Indonesian Visual Art Archive (IVAA) menyimpan berbagai koleksi diantaranya adalah dengan jenis koleksi video, foto, teks, dan suara. Secara keseluruhan jumlah koleksi yang ada di IVAA kurang lebih sebanyak 16 juta file berbentuk digital. Hal ini belum ada jumlah yang pasti mengenai setiap jenis koleksi tersebut. Karena banyaknya jumlah seniman dan pihak lain yang mendonasi karya yang koleksinya berbentuk file. Sehingga hal ini yang menjadikan pihak IVAA belum bisa mengelompokkan jumlah koleksi berdasarkan jenisnya.
            Berdasarkan wawancara dengan Melisa, selaku Staf Riset dan Pengembangan Arsip IVAA, menjelaskan bahwa arsip yang di simpan di IVAA terbagi menjadi dua jenis arsip, sebagai berikut ini[13].
1)      Jenis arsip menurut kontainer, yaitu sebagai berikut:
·      Dengan Kontainer : Arsip analog, Negatif film, Slide, Foto cetak, Kaset VHS, Kaset Tape Recorder, Kaset Video 8, miniDV, DVD, VCD, Katalog seni rupa, terbitan, dll.
·      Tanpa Kontainer : Arsip Digital.
2)      Jenis arsip menurut konten, yaitu sebagai berikut:
·      IVAA menyimpan arsip seni rupa Indonesia, mulai dari seni modern hingga seni kontemporer.

(2)   Pengelolaan Arsip IVAA
Arsip di IVAA klasifikasikan berdasarkan kronologis, nama pengarang, jenis seni (seni pertunjukkan seperti music, teater, tari, seni rupa seperti seni desain, seni grafis, seni media rekam), dan bentuk/format arsip.
             Proses pengadaan yang ada di IVAA adalah mengadakan sistem pengelolaan berdasarkan 3 cara yang di gunakan untuk pengelompokan koleksi, yaitu berupa:
1)   Donasi
Proses pengadaan arsip di IVAA diperoleh dari donasi pihak luar, hal ini merupakan salah satu yang mendukung adanya koleksi yang ada di IVAA sendiri. Donasi berasal dari orang-orang peneliti, seniman, pencinta seni, yang berkunjung ke IVAA. Donasi bisa berupa uang maupun barang, seperti lukisan dan buku yang secara tidak langusng bermanfaat memperkaya koleksi di IVAA.
2)   Dokumentasi
Proses pengelolaan yang dilakukan dalam dokumentasi salah satunya  adalah dengan cara mendokumentasikan acara/seni rupa baik itu di dalam negeri ataupun luar negeri. Dokumentasi dilakukan dengan mengambil foto-foto lukisan, gambar, dan pertunjukan kesenian yang ada di pertunjukkan-pertunjukan maupun pameran-pameran yang ada. 
3)   Kerjasama.
Proses pengelolaan yang dilakukan IVAA adalah dengan mengadakan kerja sama dengan pihak lain untuk menyalin arsip yang dimilikinya. Kerjasama ini dilakukan dengan seorang seniman, budayawan, pencinta seni, keluarga seniman yang sudah wafat, galeri nasional, perpustakaan daerah, monumen baik nasional ataupun swasta, lembaga kearsipan, dll.
 Akuisisi juga dilakukan dengan kerjasama dengan pelaku seniman, penulis, kolektor, dan peneliti, hal ini dilakukan agar IVAA bisa menampung koleksi seni baik kuno ataupun baru. Salah satunya mengumpulkan koleksi dari seniman sebelum kemerdekaan abad 19.

(3)   Jadwal Retensi Arsip
            IVAA belum memiliki jadwal retensi arsip secara berkala. Arsip-arsip yang di kelola pada lembaga arsip hingga saat ini belum pernah mengalami pemusnahan ataupun penyusutan. Hal ini di karenakan arsip yang disimpan pada IVAA merupakan arsip kesenian yang mengadnung unsur sejarah, yang jika di simpan semakin lama justru semakin mempunyai nilai yang berharga. Selain itu, IVAA didirikan dengan tujuan untuk pelestarian dan wadah penampung arsip yang berhubungan dengan seni dan kebudayaan. Sehingga sangat jarang bahkan belum pernah IVAA melakukan pemusnahan arsip. Misalnya: koleksi tentang foto dan karya tentang suatu tokoh seniman, yang jika di simpan (di lestarikan) justru akan bermanfaat untuk pengetahuan pada perkembangan seniman ataupun rekam jejak karya-karya seniman pada masa lalu.
            Berdasarkan wawancara yang diperoleh, IVAA mungkin hanya akan melakukan penataan kembali atau proses pelestarian satu tahun sekali. Selain itu, jika benar-benar terpaksa retensi IVAA dilakukan ketika arsip sudah mengalami duplikasi dari proses pengelolaan format. Misalnya gambar cetak sudah di alih mediakan menjadi format digital. Dan memang sebagian besar arsip di IVAA sudah  disimpan dalam bentuk digital, hal ini dilakukan untuk menghindari kerapuhan arsip yang berbentuk cetak. Arsip dalam bentuk digital pun di simpan tidak hanya pada satu database komputer. Arsip yang sama juga akan disimpan dublikatnya pada hardware maupun di uplod di website dan di simpan secara online (tertutup hanya petugas yang bisa mengakses).            

(4)   Proses Penyediaan Finding Aids dan Kemudahan Akses Arsip
            Arsip online IVAA dibangun berdasarkan database relational, data ini saling terkait antara lain :
a.       Pelaku,
b.      Karya
c.       Peristiwa
d.      Khazanah (dokumen berupa liputan media, wawancara, rekaman diskusi, transkip diskusi, tulisan kuratorial, dan katalog pameran)
            Proses kemudahan akses arsip dilakukan dengan cara online, salah satunya dengan search engine yang dapat di gunakan dengan computer yang disediakan di kantor IVAA. Search engine dapat mencari konten berdasarkan 4 entitas data dan berdasarkan atributnya.
            Selain dengan search engine, proses akses arsip juga dapat dilakukan dengan Arsip Online IVAA yang dapat diakses gratis melalui website http://archive.ivaaa-online.org/. Sedangkan data foto dapat diakses adalah resolusi rendah. Untuk mendapatkan resolusi yang lebih baik dan besar, maka user dapat langsung menghubungi arsiparis IVAA yang akan mengunduhkan versi resolusi tinggi melalui halaman admin.
            Jika ingin mengakses arsip-arsip yang dimiliki IVAA secara langsung juga dapat datang ke kantor IVAA dan minta bantuan petugas untuk mencarikan arsip yang dibutuhkan.

(5)   Sumber Daya Manusia  
Staf Eksekutif IVAA:
1.      Direktur Eksekutif           : Farah Wardani
2.      Manager Operasional       : Christy Mahanani
3.      Bendahara                       : Rosa Pinilih

Tim Dokumentasi, Riset, dan Pengembangan IVAA
1.      Koordinator Riset dan Pengembangan Program        : Yoshi Fajar
2.      Koordinator Riset dan Pengembangan Arsip             : Pitria Ayu
3.      Staf Riset dan Pengembangan Arsip                          :Melisa Angela
4.      Koordinator Dokumentasi                                          :Dwi Rahmanto
5.      Staf Teknologi Informasi                                            :M Dzulfahmi
6.      Koordinator Administrasi Umum & Layanan Publik : Santosa
7.      Staf Umum                                                                 : Edy Suharto

E.     KESIMPULAN
            Kantor Indonesia Visual Art Archieve (IVAA) adalah sebuah lembaga nirlaba atau sebuah yayasan yang berdiri dengan tujuan sebagai wadah untuk tempat menampung karya seni kreatif, sebagai tempat untuk pelestarian seni visual dan budaya kontemporer. Koleksi berasal melalui dokumentasi, penelitian, kerjasama perpustakaan, dan penyelenggaraan program pendidikan dan eksplorasi seni visual.
IVAA menjadi sumber informasi tentang kesenian yang disangat bermanfaat sebagai bahan referensi karya-karya bagi para seniman, peneliti, dan pencinta seni.
Ø  Jenis arsip di IVAA di kelola menurut jenis kontainer dan konten.
Ø  Pengelolaan Arsip di IVAA di kelola berdasarkan: kronologis, nama pengarang, jenis seni, dan bentuk arsip
Ø  Proses pengadaan di IVAA, bersumber dari donasi, dokumentasi, dan kerjasama.
Ø  IVAA belum memiliki jadwal berkala atau jadwal khusus dalam melakukan retensi arsip.
Ø  Arsip IVAA untuk memudahkan temu kembali arsip dalam database online di kelompokkan berdasarkan pelaku, karya, peristiwa, dan khazanah
Ø  Kemudahan akses arsip dapat dilakukan dengan cara online, di komputer yang tersedia di kantor IVAA pada search engine, datang ke kantor IVAA bertanya ke petugas langsung, maupun bisa mengakses melalui website secara gratis di alamat http://archive.ivaaa-online.org/.

DAFTAR PUSTAKA

BUKU
Betty R.Ricks,et all. Information And Image Management: A Records System Approach. Ohio: South-Western Publishing, 1992.
Sudjono,dkk. Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang: Universitas Terbuka, 2014.
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.

WEBSITE
http://archive.ivaaa-online.org/. Di akses pafa 18 Maret 2017
http://ivaa-online.org/. Diakses pada 18 Maret 2016

UNDANG-UNDANG
Undang-Undang No.7 Tahun 1971





[1] Betty R.Ricks,et all. Information And Image Management: A Records System Approach (Ohio: South-Western Publishing, 1992). hal.3
[2] Undang-Undang No.7 Tahun 1971
[3] Zulkifli, Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta:Gramedia Pustaka Utama, 2003). hal.4
[4] http://ivaa-online.org/. Diakses pada 18 Maret 2016
[5] Zulkifli, Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Gramedia Pustaka Utama, 2003). Hal. 2
[6] Ibid., hal. 3
[7] Sudjono,dkk. Penilaian dan penyusutan arsip. (Tangerang:Universitas Terbuka, 2014). Hal. 6.1
[8] Ibid., Hal. 6.2
[9]Betty R. Ricks, et al. Information and Image Management: A Records SysAtem Approach (Ohio: South-Western Publishing, 1993).  Hlm. 137
[10] Sudjono,dkk.Penilaian dan Penyusutan Arsip,... Hal. 4.3
[11] Betty R. Ricks, et al., Information and Image Management: A Records System Approach,.. Hal. 309-310
[12] Berdasarkan wawancara dengan Melisa, Staf Riset dan Pengembangan Arsip di IVAA, pada 2 Maret 2016.
[13] Sumber berdasarkan informasi di database di kantor  IVAA



Subscribe to Our Blog Updates!




Share this article!

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Return to top of page
Powered By Blogger | Design by Genesis Awesome | Blogger Template by Lord HTML